L’organisatrice d’événements, communément appelée Events planner en Amérique ou encore Wedding planner spécialisé pour les mariages, est la responsable de la conception et de l’organisation d’événements tels que les concerts, spectacles, meeting, salons, mariages, fêtes privatives, etc… 

Elle coordonne tous les aspects de l’organisation où ses fonctions varient généralement selon la taille de la structure et l’ampleur de l’événement. 

Elle est le chef d’orchestre, elle conçoit, pilote et valorise auprès d’un public ciblé, le projet événementiel pour le compte d’un client. 

Une organisatrice d’événement doit : 

• Répondre aux appels d’offres dans l’événementiel et rédiger des propositions commerciales
• Réfléchir au concept de l’événement en tenant compte des objectifs, du budget et des contraintes du client. 
• Maintenir une communication permanente avec le client afin de toujours répondre à ses attentes et à ses inquiétudes. 
• Piloter toute l’organisation logistique de l’événement 
• Sélectionner des prestataires, fournisseurs et intervenants. 
• Veiller à la conformité réglementaire des différents contrats et dispositifs. 
• Assurer le suivi budgétaire et la gestion administrative de l’événement. 
• Coordonner l’ensemble des acteurs de la manifestation 
• Instaurer une stratégie de communication et de promotion avant, pendant et après l’événement.
• Exploiter les outils technologiques et les réseaux sociaux pour valoriser la stratégie de communication. 
• Mesurer la réussite de ses objectifs et la satisfaction des clients et réorienter au besoin sa stratégie et ses méthodes de travail. 
• Mettre en place une veille permanente du secteur de l’événementiel, afin d’être toujours au fait des dernières innovations et tendances. 

Pourquoi faire appel à elle ? 

Pour multiples raisons : 

• Gain de temps. Elle peut planifier un événement rapidement. C’est la seule alternative si vous avez peu de temps avant le jour J. 
• Economie budgétaire. Elle va vous permettre de respecter votre budget et même faire des économies. Elle saura gérer les dépenses au mieux à votre place. 
• Réduction de stress. Elle s’occupe et pense à votre place des multitudes détails. 
• Objectifs atteints. Vous avez un objectif prédéfini, elle peut s’avérer d’une aide précieuse pour l’atteindre. Elle est de bons conseils pour vous aider à optimiser votre stratégie de communication et de marketing. 
• Bénéficier de ses contacts. En effet, elle connaît, beaucoup de monde dans le métier de l’organisation, elle pourrait donc vous obtenir des prix intéressants et vous aider dans le choix de vos fournisseurs.